IAM projekter minder om mange andre store og komplekse it-projekter, men har også dimensioner, der gør dem lidt mere fascinerende og komplekse. I dette indlæg vil vi reflektere over projekters anatomi og sætte det i relation til et konkret eksempel ved at bruge universiteternes unikke organisatoriske og rollemæssige kompleksitet samtidig med indførelsen af et stort og væsentligt it-system.
Projekter rummer de fire klassiske elementer: people, processes, technology og governance. Og det er indenfor disse fire dimensioner, at projektets udfordringer som oftest skal løses.
Når projektlederen - i samarbejde med styregrupper, driftsorganisation, implementeringsorganisation, leverandører og stakeholders - lykkes med at balancere disse dimensioner og sikre den rette fremdrift, er der et stærkt udgangspunkt for, at projektet løbende høster gevinster og bliver en succes.
Udover disse fire dimensioner er et projekt påvirket af nogle rammevilkår.
Disse vilkår definerer “spillepladen” og stiller - ofte ufravigelige - krav til organisationen og derfor også til it-projekter. Nogle har deres oprindelse internt, andre eksternt. Klassiske rammevilkår kunne være økonomi, lovgivning og it-arkitektur.
Mere konkret eksemplificeret lanceres der fra tid til anden fællesoffentlige initiativer, som sætter nye krav til it-arkitekturen - og derfor udfordrer den eksisterende it-strategi og enterprise arkitektur.
Det kan være ganske svært at tage hånd om disse forandringer i tide for en driftsorganisation, som kun netop er bemandet til at håndtere hverdagens driftsopgaver og mindre udviklingsopgaver.
Lad os prøve at dykke ned i et konkret eksempel fra universitets verden; Der er et nyt stort fælles system til studieadministration på vej til de deltagende universiteter.
At opdatere et system, så det matcher tidens teknologiske krav, fremstår umiddelbart som en fordelagtig beslutning. Samtidig indebærer det dog en betydelig udfordring at implementere et væsentligt system, der integreres bredt - og hertil kommer de organisatoriske forandringer, som nye processer medfører. Med andre ord medfører denne fornyelse en betydelig og ofte ekstern ændring, især inden for IT-arkitekturen, hvilket er et dynamisk element i rammerne for et IAM projekt.
Indenfor rammerne af IAM kan der leveres et væsentligt bidrag ved at løse den komplekse opgave at skabe en rollemodel, der kan håndtere de mangeartede roller inden for en akademisk institutio;. Studerende kan eksempelvis være tilmeldt flere fakulteter, undervisningspersonale kan have forskningsroller på tværs af institutioner, og teknisk personale kan være ansvarlige for at vedligeholde udstyr. Videnskabeligt personale kan ligeledes have ansættelser hos eksterne partnere, som f.eks. hospitaler, eller være involveret i forskningsprojekter på tværs af grænser, hvilket forøger kompleksiteten i rollemodelleringen.
Succesen for et IAM-initiativ hviler på fundamentet af en løsning, der ikke kun adresserer den nuværende kompleksitet, men som også har den nødvendige fleksibilitet til at tilpasse sig fremtidige ændringer i det eksterne miljø.
En robust IAM-løsning er således også afgørende for at kunne håndtere interne omorganiseringer inden for universitetsverdenen, uden at dette går ud over IT-sikkerheden. Et veludviklet IAM-projekt er ligeledes centralt for at kunne realisere fordelene ved procesoptimeringer og ændringer i arbejdsrutiner, hvilket understøtter den løbende stræben efter effektivitet i administrative opgaver. Samtidig eskalerer kravene fra lovgivningsmæssig side, som følge af en øget opmærksomhed og forståelse for digitaliseringens betydning og konsekvenser.
Det er dog “kompleksitet med kompleksitet på” at lykkes med projekter i den skala, men ved at bruge erfaringer fra andre IAM-projekter, samtidig med at man inddrager best practice-projekttilgang fra “the winning organization”, er der gode muligheder for en succesfuld IAM-rejse.